Het coronavirus, de veroorzaker van de ziekte COVID-19, heeft heel snel tot een wereldwijde noodsituatie geleid. Tandartsen en de personeelsleden van tandartspraktijken over de hele wereld lopen een groot risico om tijdens een behandeling besmet te raken. De noodzaak om afstand te houden en de toegenomen hygiënische beperkingen hebben ook veel invloed op hun dagelijkse werk. Op veel plaatsen zijn er onvoldoende of alleen ongeschikte persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar. Bovendien zijn patiënten momenteel minder geneigd om tandartsafspraken te maken. Daarom is de doorgaans drukke agenda van veel praktijken nu bijna leeg. De werkdruk is daardoor lager en er is veel vrije tijd beschikbaar.

“Ik wil graag dat we profiteren van deze situatie, want dit is ooit ook weer voorbij, toch?” aldus dr. Glenn Vo (USA), oprichter van NiftyThriftyDentists.com, die zoekt naar mogelijkheden om verbeteringen door te voeren nu hij vanwege het coronavirus maar heel weinig patiënten in zijn praktijk krijgt. “Deze hele pandemie houdt ook weer een keer op; het leven krijgt zijn normale beloop en we willen er klaar voor zijn als het zover is.”

Grondige reiniging

Met een goede schoonmaakbeurt kan uw praktijk er weer een hele poos tegen, maar door de drukte van alledag worden donkere hoekjes vaak minder goed schoongemaakt dan nodig is. “In een drukke praktijk is er nooit genoeg tijd. Maar nu wel. Dus is er ook genoeg tijd om de praktijk eens echt grondig schoon te maken”, aldus dr. Vo.

Repareren van aanwezige uitrusting

Hier een dingetje, daar een dingetje, zo hopen zich kleine onderhoudsklusjes al snel op. Vaak hebben we niet de tijd en de mogelijkheden om dingen te repareren die meestal toch geen invloed hebben op onze productiviteit… maar voor we het weten hebben we een hele berg aan problemen met onze uitrusting opgebouwd.

“We laten allemaal weleens na om klusjes te doen”, zegt dr. Vo. “Soms moeten de filters van de ultrasone scalers of het polijstapparaat worden vervangen en dat doen we misschien niet altijd direct, of er moet bijvoorbeeld onderhoud worden gepleegd aan de stoel: dit is een prima tijd om dat te doen.”

Trainen van het team

Door verbetering van de communicatievaardigheden van uw team kunt u het succes van uw praktijk vergroten. Dr. Vo raadt aan om samen met uw mondhygiënisten en assistenten te werken aan de verbetering van hun vaardigheden voor het aanbieden van pakketbehandelingen aan patiënten. Volgens hem is het ook goed als de assistenten wat van het jargon leren dat mondhygiënisten zoal gebruiken. “Er is nooit genoeg tijd om ons eigen team te trainen, toch? Nu is er een perfecte gelegenheid om het hele tandheelkundige team goed te trainen, zodat hun kennis en vaardigheden op peil zijn als de normaliteit terugkeert en u meer kunt bereiken als het zover is”, vindt Vo.

Organisatie van uw werk- en opslagruimten

U legt eens een instrument hier neer of verschuift een product naar daar en zo lijkt uw goed georganiseerde voorraad en opslag na verloop van tijd meer op een laatje vol rommel in een studentensociëteit. “[ . . . ] we weten vaak niet waar we iets kwijt moeten, dus gooien we het gewoon maar ergens in, we doen het in een kast, sluiten de deur en denken er verder niet meer over na”, aldus Vo en voegt er grinnikend aan toe dat we misschien zelfs dingen terugvinden die we vergeten waren en zo nog wat geld kunt besparen. Hij vertelt dat een van de opruimsessies in zijn praktijk ertoe leidde dat oude kasten uit de praktijk naar een gehuurde opslagruimte werden verplaatst. Hierdoor kwam er plaats vrij om nog een behandelruimte in te richten, waardoor eerdere opslagruimte productief kon worden gemaakt.

Rommel opruimen

Ondanks de technologische mogelijkheden van moderne werkplekken, ziet mijn bureau eruit alsof iemand emmers met post-its heeft omgeschopt en toen een kind met een bladblazer heeft losgelaten in mijn werkruimte. Als ik niet één keer per week flink opruim, ontstaat er een hoop troep waar zelfs dwangmatige verzamelaars van zouden opkijken. En dat opruimen is voor mij al een hele uitdaging op mijn plekje van 1,5 x 1,5 meter. Het opruimen van een hele praktijk lijkt een flinke uitdaging, maar het verbetert de functionaliteit, doordat er geen tijd wordt verspild met het zoeken naar kleine dingetjes. Dr. Vo noemt als voorbeeld dat het een goed moment kan zijn om over te stappen op een papierloze administratie en om uw werkruimte te moderniseren. Het is immers veel makkelijker om een document te vinden via ‘ctrl+f’ dan een stapel oude, handgeschreven papiertjes te moeten doorzoeken.

Meer aanwezig zijn op sociale media

Als u zich meer wilt profileren met uw praktijk, doe dan meer met sociale media. Dit hoeft niet veel te kosten, want succes op sociale media hangt meer af van creativiteit dan van een dikke beurs. Natuurlijk kunt u betalen voor advertenties, maar aantrekkelijke, innemende, originele content kan u veel verder helpen dan een bombardement aan advertenties via allerlei feeds. “We kunnen alles in een keer posten of wat [van onze content] bewaren, zodat we voor tijden dat we het druk hebben twee maanden aan posts op voorraad hebben”, tipt Vo. “U kunt instructies voor thuis posten, tips geven, iets met Facebook live doen.” Hij geeft als tip dat u zelfs kunt laten zien hoe uw team bezig is met sommige van de bovenstaande activiteiten, zoals schoonmaken, opruimen of trainingssessies, om te laten zien dat u er klaar voor bent als alles weer normaal wordt. Misschien weet u zelf niet hoe u uw weg moet vinden op de verschillende sociale media, maar er is vast iemand binnen uw team die dat wel weet. En zo niet, lees dan eens onze vorige blogpost:  Globale sociale media inzetten om patiënten lokaal te bereiken

Een-op-eengesprekken met teamleden

Een-op-een-gesprekken met medewerkers zijn meer dan alleen ‘beoordelingsgesprekken’. U kunt van uw medewerkers horen waar ze graag meer over willen leren en wat ze als groeimogelijkheden voor zichzelf zien. Ook kunnen deze gesprekken inzicht geven in hoe u kunt bijdragen aan verbeteringen bij uw teamleden. “Benut deze tijd om de banden met uw teamleden verder aan te halen, met hen te praten, te horen wat hun zorgen en pijnpunten zijn en ook waar ze graag meer over zouden willen leren. Praat ook met uw teamleden over wat u probeert te bereiken en wie weet kunt u beide doelen op één lijn krijgen.”

De coronaviruspandemie dwingt allerlei branches om naar manieren te zoeken om productief te blijven. Een direct, compact plan voor uw team kan ervoor zorgen dat u als een betere praktijk uit deze situatie komt.